Assurance, banque, impôt, logement, travail, chômage, retraite, scolarité des enfants... dans chaque aspect de la vie quotidienne, nous sommes tenus de garder certains documents administratifs. Leur durée de conservation varie. Ce que vous devez savoir sur le sujet.
Papiers administratifs : combien de temps faut-il les garder ? / iStock.com - photos777
Impôts et taxes
La déclaration annuelle de revenus ainsi que l'avis d'impôt doivent être conservés durant 3 années à partir de la date qui suit l'année d'imposition. Ex : La déclaration de 2016 est à conserver jusqu'en 2019.
Les avis d'impôt locaux (impôt foncier, taxe d'habitation) seront gardés durant 1 année ou 3 ans en cas d'exonération ou de dégrèvement.
Les documents liés au logement
Les factures d'électricité, de gaz naturel, d'eau doivent être conservées durant 5 années minimum. Il s'agit du délai légal de contestation éventuelle.
Les factures de téléphonie – fixe et mobile – sont à garder pendant au moins 1 année.
Pour ce qui est de l'entretien des chaudières et le ramonage, les factures doivent être conservées pour au moins 1 an pour le ramonage et 2 ans pour l'entretien annuel de la chaudière.
Concernant les travaux effectués, le "gros-œuvre", les justificatifs seront gardés pour 10 ans minimum, durée correspondant à la garantie décennale du professionnel.
Pour les travaux moins importants, comme le remplacement de fenêtres par exemple, les factures seront conservées pendant 2 ans.
Les propriétaires doivent garder leur titre de propriété à vie. Les copropriétaires quant à eux conserveront durant 10 années au moins les documents prouvant le bon paiement des charges de copropriété ainsi que les PV d'AG des syndics.
Les locataires conserveront le bail durant la totalité de location et même 3 années après son terme. Le document faisant l'état des lieux du bien loué sera également conservé durant toute la durée du bail locatif.
Les documents liés aux assurances et au véhicule
Quelle que soit la nature de la formule d'assurance, les contrats doivent être conservés pour une durée minimale de 2 ans suivant l'arrivée à terme du contrat : quittance, avis d'échéance, courrier de résiliation et autres récépissés de paiement.
Pour les contrats d'assurance-vie, la durée légale de conservation est de 10 années.
Pour les documents liés à un véhicule :
- Facture d'achat, de réparation... : pendant toute la durée de possession du véhicule et jusqu'à 2 ans suivant la date éventuelle de sa revente ;
- Certificat de vente/cession du véhicule en cas d'achat d'occasion : durant l'intégralité de la durée de possession ;
- PV, amende : 3 années.
Les documents bancaires
Pour ce qui est de la banque, la durée de conservation des documents varie :
- Chèque à encaisser : 1 an et 8 jours. Ce délai écoulé, le chèque ne peut plus être encaissé ;
- Relevés de comptes : 5 ans ;
- Tickets justificatifs de paiement par carte bancaire : jusqu'à la date de réception du relevé de compte ;
- Convention de prêt (immobilier, consommation, auto...) : durant toute la durée du prêt puis 2 années à compter de la date de la dernière échéance.
Documents liés à la vie professionnelle
Le contrat de travail ainsi que les bulletins de salaire et certificats de travail devront être conservés au minimum jusqu'à l'âge de départ en retraite.
Les personnes retraitées sont tenues de conserver les bulletins de paiement de la pension de retraite de façon permanente.
En cas de perte d'emploi, le justificatif de solde de tout compte devra être conservé durant au moins 6 mois et l'attestation de Pôle Emploi sera gardée jusqu'au versement de la première allocation chômage. Quant aux différentes échéances d'allocations chômage, elles doivent être gardées pour une durée minimale de 3 années.
Pour la vie de famille
Plusieurs documents sont à conserver de façon permanente, il s'agit :
- Des actes d'état civil ;
- Du contrat de mariage ;
- Du livret de famille ;
- De l'acte de reconnaissance d'un enfant et du jugement d'adoption ;
- Du jugement de divorce ;
- Des diplômes : BEP, Baccalauréat...
Les avis de versement d'allocations familiales devront être conservés durant au moins 5 années.
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